Wir leben in einer Zeit, in der sich der technische Fortschritt rasant fortentwickelt. Gleichzeitig wächst der Anspruch an Transparenz, Mitbestimmung, sowie flexible Arbeitszeitmodelle. Etablierte Prozesse werden, wie zuletzt durch COVID-19, von heute auf morgen vollkommen auf den Kopf gestellt und digitalisiert. Für Organisationen ist es somit wichtiger denn je, flexibel und schnell, sprich agil, auf Veränderungen reagieren zu können. In diesem Post werde ich mehrere Tipps geben, wie das eigene Unternehmen agiler werden kann.
Warum soll mein Unternehmen agiler werden?
Selbst die beste Strategie ist nur so lange durchführbar, bis sich bestimmte Voraussetzungen verändern. Dies erleben wir mittlerweile fast täglich. Ein agiles Unternehmen bzw. eine agile Organisation ist darauf ausgelegt, Veränderung anzunehmen und ihr konstruktiv zu begegnen. Das Ziel ist, sich auch ohne äußeren Druck permanent zu hinterfragen, sich immer wieder anzupassen und weiterzuentwickeln. Der Schlüssel für eine agile Entwicklung liegt in der Kultur eines jeden Unternehmens. Führungskräfte und Mitarbeitende müssen zu Gestaltenden der Kultur und dem Umgang mit Veränderung werden. Doch wie gestaltet man die eigene Kultur und wie fördert man eine solche Handlungsweise?
Change Management eliminieren
Zugegeben, das ist erstmal eine krasse Forderung. Aber eine agile Unternehmenskultur basiert darauf, dass Mitarbeitende und Führungskräfte gewohnt sind, Change Management nicht als großangelegte Veränderungswelle zu erleben. Stattdessen werden in integralen, kleinen Schritten permanent Veränderungsprozesse angestoßen und reflektiert. Die Vorteile dieser Vorgehensweise sind zahlreich. Beispielsweise ist es viel einfacher, direktes Feedback für kleine Veränderungen einzuholen und kleine Schritte zurücknehmen zu können. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, Runden zu etablieren, in denen man Führungskräften und/oder Mitarbeitenden einen möglichst klar definierten Gestaltungsrahmen einräumt. Das kann beispielsweise eine Serie von Workshops zur Unternehmenskultur sein.
Backlog aufbauen, Prozess definieren, loslegen
Wie beim agilen Projektmanagement z.B. Scrum & Kanban wollen wir möglichst schnell in die Umsetzung einsteigen. Also starten wir damit, einen Backlog aufzubauen. Dafür kann man einfach Stickies (Post-its) an die Wand kleben, oder man pflegt Karten in ein digitales Tool ein. Gibt es noch keines im Unternehmen, empfehle ich einfach mal, mit Trello loszulegen. Es ist kostenlos, reicht von der Detailtiefe für den Beginn, ermöglicht einen schnellen Einstieg und Projekte können hinterher bei Bedarf sogar in Atlassian Jira importiert werden. Auf den Karten erfassen wir Ideen, Probleme und Blocker. Wir nutzen hierfür gerne User Stories als Methode, um das zu erwartende Ergebnis möglichst präzise zu umschreiben. Als schlanken Workflow für unser agiles Unternehmensboard haben sich die Steps “Backlog”, “To Do”, “In Progress” und “Done” bewährt – und los geht’s.
Kommunikation von Veränderung, Feedback und Mitbestimmung
Neuerungen in regelmäßigen Team-Meetings zu kommunizieren, hat sich nach meiner Erfahrung bewährt. Man bekommt sofort Feedback, kann Fragen beantworten und im Dialog direkt die nächste Optimierung anstoßen. Dies bietet eine tolle Möglichkeit, Mitbestimmung in den agilen Veränderungsprozess zu integrieren. Ich empfehle vor allem auch Feedback zu fördern und anzunehmen, das nicht zwingend die eigene Handlungsweise bestätigt! So schließt man blinde Flecken in der eigenen Wahrnehmung.
Mutig sein und einen Schritt zurückgehen
Stellt man fest, dass man einen Prozess eher verkompliziert und nicht optimiert hat, ist eines sehr wichtig: mutig genug zu sein, einen Schritt zurückzugehen. Ein solches Vorgehen wäre im klassischen Change Management der Tod der gesamten Anstrengung. In der Agilität setzen wir voraus, dass Fehlentscheidungen als Möglichkeit zum Lernen und zur Optimierung angesehen werden. Dies erfordert eine ganze Menge Vertrauen seitens der Mitarbeitenden, Führungskräfte und der Geschäftsleitung.