Wir leben in einer Zeit, in der sich der technische Fortschritt rasant fortentwickelt. Gleichzeitig wächst der Anspruch an Transparenz, Mitbestimmung, sowie flexible Arbeitszeitmodelle. Etablierte Prozesse werden, wie zuletzt durch COVID-19, von heute auf morgen vollkommen auf den Kopf gestellt und digitalisiert. Für Organisationen ist es somit wichtiger denn je, flexibel und schnell, sprich agil, auf Veränderungen reagieren zu können. In diesem Post werde ich mehrere Tipps geben, wie das eigene Unternehmen agiler werden kann.
Warum soll mein Unternehmen agiler werden?
Selbst die beste Strategie ist nur so lange durchführbar, bis sich bestimmte Voraussetzungen verändern. Dies erleben wir mittlerweile fast täglich. Ein agiles Unternehmen bzw. eine agile Organisation ist darauf ausgelegt, Veränderung anzunehmen und ihr konstruktiv zu begegnen. Das Ziel ist, sich auch ohne äußeren Druck permanent zu hinterfragen, sich immer wieder anzupassen und weiterzuentwickeln. Der Schlüssel für eine agile Entwicklung liegt in der Kultur eines jeden Unternehmens. Führungskräfte und Mitarbeitende müssen zu Gestaltenden der Kultur und dem Umgang mit Veränderung werden. Doch wie gestaltet man die eigene Kultur und wie fördert man eine solche Handlungsweise?
Change Management eliminieren
Zugegeben, das ist erstmal eine krasse Forderung. Aber eine agile Unternehmenskultur basiert darauf, dass Mitarbeitende und Führungskräfte gewohnt sind, Change Management nicht als großangelegte Veränderungswelle zu erleben. Stattdessen werden in integralen, kleinen Schritten permanent Veränderungsprozesse angestoßen und reflektiert. Die Vorteile dieser Vorgehensweise sind zahlreich. Beispielsweise ist es viel einfacher, direktes Feedback für kleine Veränderungen einzuholen und kleine Schritte zurücknehmen zu können. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, Runden zu etablieren, in denen man Führungskräften und/oder Mitarbeitenden einen möglichst klar definierten Gestaltungsrahmen einräumt. Das kann beispielsweise eine Serie von Workshops zur Unternehmenskultur sein.
Backlog aufbauen, Prozess definieren, loslegen
Wie beim agilen Projektmanagement z.B. Scrum & Kanban wollen wir möglichst schnell in die Umsetzung einsteigen. Also starten wir damit, einen Backlog aufzubauen. Dafür kann man einfach Stickies (Post-its) an die Wand kleben, oder man pflegt Karten in ein digitales Tool ein. Gibt es noch keines im Unternehmen, empfehle ich einfach mal, mit Trello loszulegen. Es ist kostenlos, reicht von der Detailtiefe für den Beginn, ermöglicht einen schnellen Einstieg und Projekte können hinterher bei Bedarf sogar in Atlassian Jira importiert werden. Auf den Karten erfassen wir Ideen, Probleme und Blocker. Wir nutzen hierfür gerne User Stories als Methode, um das zu erwartende Ergebnis möglichst präzise zu umschreiben. Als schlanken Workflow für unser agiles Unternehmensboard haben sich die Steps “Backlog”, “To Do”, “In Progress” und “Done” bewährt – und los geht’s.
Kommunikation von Veränderung, Feedback und Mitbestimmung
Neuerungen in regelmäßigen Team-Meetings zu kommunizieren, hat sich nach meiner Erfahrung bewährt. Man bekommt sofort Feedback, kann Fragen beantworten und im Dialog direkt die nächste Optimierung anstoßen. Dies bietet eine tolle Möglichkeit, Mitbestimmung in den agilen Veränderungsprozess zu integrieren. Ich empfehle vor allem auch Feedback zu fördern und anzunehmen, das nicht zwingend die eigene Handlungsweise bestätigt! So schließt man blinde Flecken in der eigenen Wahrnehmung.
Mutig sein und einen Schritt zurückgehen
Stellt man fest, dass man einen Prozess eher verkompliziert und nicht optimiert hat, ist eines sehr wichtig: mutig genug zu sein, einen Schritt zurückzugehen. Ein solches Vorgehen wäre im klassischen Change Management der Tod der gesamten Anstrengung. In der Agilität setzen wir voraus, dass Fehlentscheidungen als Möglichkeit zum Lernen und zur Optimierung angesehen werden. Dies erfordert eine ganze Menge Vertrauen seitens der Mitarbeitenden, Führungskräfte und der Geschäftsleitung.
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Einen Rahmen für Reflektion schaffen
Agile Führungs-Teams profitieren enorm von regelmäßiger Reflektion. Stellt Euch die folgenden Fragen:
- Hat sich durch die Veränderungen ein Mehrwert ergeben?
- Wurden Prozesse oder Abläufe vereinfacht?
- Sind wir nun schneller bei Entscheidungen und besser in der Umsetzung?
Die regelmäßige Reflektion lässt sich am besten in Retrospektiven instituieren. Empfehlenswert hierbei ist, bewusst aus dem gewohnten Umfeld auszubrechen. Für ein erfolgreiches Team ist es toll, wenn so ein Termin einem kleinen Incentive gleichkommt. Also einfach mal raus aus dem Büro und irgendwo in einem Hotel einmieten. Viele Hotels bieten attraktive Tagungspauschalen mit Business-Lunch an – inspirierende Umgebung inklusive.
Agil im Kopf, nicht auf dem Papier
Damit sind wir schon bei dem essenziellen Element in der gesamten Wertschöpfungskette angelangt: dem Mindset. Agilität passiert nicht auf dem Papier, sondern im Kopf. Das Mindset, also die Kombination aus innerer Einstellung und damit einhergehender Denkweise ist ein wichtiger Teil der Unternehmenskultur. Diese wiederum entsteht aus dem, was im Unternehmen erlebt (bzw. gelebt) wird. Damit ist die Vorgehensweise, wie Veränderung umgesetzt wird, ja eigentlich eine total spannende Möglichkeit, die Unternehmenskultur aktiv mitzugestalten.
Führungsverantwortung verteilen
Wie aber bezieht man hier möglichst viele Köpfe ein? Mir persönlich gefällt der holokratische Gedanke der Hierarchie der Kreise sehr gut. Wir gehen davon aus, dass in einem Unternehmen die Hierarchie, also die Macht der Gestaltung, von innen nach außen gestaltet wird. Der Startpunkt ist der innere Kern. Drumherum suchen wir uns Gestaltungsfelder, in denen wir wirken können. Wir starten also im inneren Kern, meist dem Management, und suchen uns einen etwas weiteren Kreis von willigen und fähigen Gestaltenden, die bereit sind, neue Ideen mit einfließen zu lassen und diese auszuprobieren. Wir zielen also ganz bewusst nicht auf die breite Masse im Unternehmen, achten aber darauf, dass unsere Kreise immer auch die Belegschaft im Gesamten repräsentieren können.
Fazit
Schrittweise Veränderungen aktiv gemeinsam zu gestalten kann zum essenziellen Bestandteil der Unternehmenskultur werden. Veränderung gemeinschaftlich als konstruktiv und bereichernd zu erleben, schweißt zusammen und bringt die Organisation voran. So entsteht selbst organisierte Führung und somit ein stabiles Fundament eines agilen Unternehmens.
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Bei amiconsult haben wir Agilität erfolgreich in unsere Unternehmens-DNA integriert. Lass uns gemeinsam einen Blick unter die Haube deiner Organisation werfen! Wir helfen dir, schnell und ohne Umwege in die Umsetzung zu kommen. Viel Erfolg auf deiner agilen Reise.
