Bei der Integration von neuen Systemen muss einiges beachtet werden. Entscheidend ist, dass der Datenaustausch zwischen bestehenden und neuen Systemen reibungslos funktioniert. Dazu sind Konnektoren verantwortlich. In der Regel werden von Softwarefirmen Standardkonnektoren mitgeliefert, die den automatischen Datenaustausch gewährleisten sollen. Nach dem Motto: „Es ist nicht alles Gold, was glänzt“ bieten Standardkonnektoren aber nicht die Lösung für alle Probleme und sind nicht für jedes Unternehmen und jede Systemlandschaft geeignet. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wann ein Standardkonnektor und wann eine Alternative sinnvoll ist.
Was sind Konnektoren?
Konnektoren stellen eine Schlüsselrolle in vielen Unternehmen dar, da sie Daten zwischen verschiedenen Systemen austauschen. Dabei geht es beispielsweise um den Austausch zwischen einer Cloud-Anwendung und einem lokalen System oder einem HR System und einem Identity und Access Management System. Um diesen Austausch zu ermöglichen, müssen die einzelnen Anwendungen miteinander verbunden werden. Der Vorteil ist, dass Datenübertragungen automatisch ausgeführt werden. Wenn beispielsweise ein neuer Mitarbeiter in ein HR System eingetragen wird, werden die Informationen direkt und automatisch in das IAM System übertragen. Dadurch wird die IT-Abteilung entlastet und manuelle Übertragungsfehler werden vermieden. Außerdem erhöht sich durch die beschleunigten Änderungsprozesse die Produktivität.
SCIM: System for Cross-domain Identity Management
Für Identitätsmanagementsysteme gibt es ein spezielles System für den Austausch von Identitätsdaten: System for Cross-domain Identity Management (SCIM). Es handelt sich hierbei um einen open standard, der einen automatischen Austausch von User Informationen zwischen verschiedenen Systemen gewährleistet. User Accounts können somit mit geringem Aufwand erstellt, angepasst oder deaktiviert werden.
Standardkonnektoren
Standardkonnektoren sind, wie der Name schon sagt, standardisierte Konnektoren. Bei vielen Softwareanbietern sind sie bereits integriert, wodurch sich das System problemlos mit den firmeninternen Systemen austauschen kann. Standardkonnektoren versprechen häufig, dass der Datenaustausch zwischen zwei Systemen ohne Probleme verläuft, was in der Praxis jedoch häufig anders aussieht. Manche Systeme lassen sich damit z.B. gar nicht ansprechen, da sie zu spezifisch sind. Oft haben Unternehmen auch eigene Anwendungen entwickelt, die ebenfalls nicht mit Standardkonnektoren kompatibel sind. In diesen Fällen bieten Workarounds eine gute Alternative.
Workarounds
Wenn sich Systeme nicht mittels Standardkonnektoren verbinden lassen, gibt es zwei gängige Alternativen, die regelmäßig in Projekten angewendet werden. Bei beiden Varianten wird jeweils ein Zwischenelement eingesetzt, worüber der Datenaustausch stattfindet.
Bei der ersten Methode werden die Daten aus dem einen System in eine CSV Datei exportiert. Im Anschluss werden die Daten von dieser Datei in das zweite System übertragen.
Die zweite Variante arbeitet mit einer Datenbank. Die Daten aus dem einen System werden zunächst in die Datenbank übertragen und dann anschließend von dort aus in das zweite System implementiert.
Auch bei Workarounds lässt sich der Ablauf automatisieren. Ansonsten wäre der Verwaltungsaufwand viel zu hoch. Allerdings können hier die Daten nicht immer zeitnah übertragen werden. Es kann beispielsweise festgelegt werden, dass die Daten zweimal am Tag abgeglichen und dann übertragen werden. Bei Standardkonnektoren findet die Datenübertragung direkt statt.
Konnektoren am Beispiel eines HR Systems
Am Beispiel eines HR Systems lässt sich der Unterschied zwischen einem Standardkonnektor und der Workaround Methode ganz gut erklären.
Susanne fängt als neue Mitarbeiterin in einem Unternehmen an. Zuvor wurde ein Profil mit ihren Zugriffen und Berechtigungen im HR System angelegt, damit sie direkt am ersten Tag mit ihren Aufgaben starten kann. Allerdings wurde vergessen, die Zugriffsberechtigung für ein bestimmtes System zu erteilen. Das ist aber kein Problem. Die Berechtigung kann schnell ergänzt werden und wird mittels eines Standardkonnetors direkt in das IAM System übertragen.
Wenn das Unternehmen allerdings keine Standardkonnektoren, sondern ein Workaround verwendet, kann es etwas länger dauern, bis Susanne ihre Berechtigung erhält. Falls die Daten zwischen dem HR und dem IAM System erst in der Nacht abgeglichen werden, erhält sie erst am nächsten Tag den benötigten Zugriff.
Welcher Konnektor eignet sich für mich?
Wie sich schon erkennen lässt, bieten beide Varianten deutliche Vor- und Nachteile. Deshalb muss jedes Unternehmen individuell schauen, für welche Konnektoren es sich entscheidet. Grundsätzlich sollte immer ein Standardkonnektor verwendet werden, wenn es ihn gibt. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass er alle notwendigen Anforderungen erfüllt und z.B. keine Datenfelder fehlen.
Allerdings werden Standardkonnektoren häufig als Marketinginstrument verwendet, um die Integration eines IAM Systems möglichst einfach erscheinen zu lassen. Des Weiteren ist die Verwendung von Standardkonnektoren auch immer eine Kostenfrage. Bei manchen Softwareanbietern sind sie im Gesamtpaket enthalten. Bei anderen müssen sie jedoch als Feature teuer dazugekauft werden.
Die Verwendung von Standardkonnektoren ist allerdings nicht immer möglich. Es kann sein, dass die Grundvoraussetzungen für die Verwendung von Standardkonnektoren gegeben sind, diese in der Umsetzung aber nicht funktionieren. Wenn Unternehmen selbst gebaute Systeme verwenden, müssen sie auch auf Alternativen zugreifen. Dann besteht allerdings kein Grund zur Verunsicherung. Systeme können in den meisten Fällen mit Alternativen trotzdem integriert werden. Bei alternativen Konnektoren liegt die Kontrolle außerdem häufig außerhalb des Implementierungsteams. Bei nicht vorhandenen Funktionen oder auftretenden Fehlern ist man dementsprechend handlungsunfähiger als bei Standardkonnektoren.
Bei manchen Konnektoren handelt es sich zudem um Community Konnektoren, d.h., dass sie von einer dritten Partei implementiert wurden. Das bringt einige Herausforderungen mit sich. Es stellt sich z.B. die Frage nach dem geistigen Eigentum. Zudem können unter Umständen Zusatzkosten verursacht werden, die bei einer breiten Systemlandschaft schnell zu einer Kostenfalle werden.
Wir unterstützen Dich!
Ob ein Standardkonnektor oder ein Workaround für ein neues System verwendet wird, muss immer individuell betrachtet werden. Grundsätzlich sollte nach Möglichkeit aber immer zuerst auf einen Standardkonnektor gesetzt werden. Sie dienen häufig als Accelerator und punkten durch ihre Schnelligkeit.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein System auch ohne Standardkonnektor integriert werden kann. Es findet sich immer eine Alternativlösung. Der Einsatz von vielen Standardkonnektoren verspricht allerdings nicht, dass sie über eine hohe Qualität verfügen und das Projekt erfolgreich machen. Du solltest also immer aufpassen, dass sich Standardkonnektoren nicht als falsche Freunde herausstellen.
Falls Du Fragen zu einer Systemintegration und Konnektoren hast, schreib uns gerne! Wir haben schon zahlreiche Systeme integriert und können aus Erfahrung sagen, was für Dein Unternehmen am besten funktioniert. Wir freuen uns auf Deine Nachricht!
